Le recours à la signature électronique s’est démocratisé ces dernières années, offrant aux clients et aux professionnels une expérience plus simple et efficace dans leurs démarches commerciales et administratives. Les organismes de formation se tournent, eux aussi, vers cette transformation numérique et osent introduire des tâches automatiques pour remplacer les activités manuelles afin d’améliorer leurs performances et d’optimiser leurs opérations.

Alors en quoi consiste exactement la signature électronique ? Quels sont ses avantages ? Comment peut-elle vous aider au quotidien dans la gestion de votre activité de formation ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il y a à savoir sur cet outil devenu un incontournable pour les entreprises en 2024.

La signature électronique, quelle définition ?

La signature électronique est un outil numérique et juridique qui permet de faire signer tous les documents électroniques en ligne de manière rapide et sécurisée. Dans cet acte dématérialisé, le signataire donne son accord sur un document commercial, administratif ou juridique.

Mise à disposition du document :

Avec Zenstep, éditez votre document dans le logiciel et transmettez-le par mail en seulement deux clics. Le client reçoit un mail lui signalant la mise à disposition d’un document à signer.

E-signature :

Chaque signataire peut alors accéder au document et démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic, depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation de l’intégralité du document et validation, il n’a plus qu’à signer électroniquement le document.

Réception du document :

Une fois le document signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement stocké dans la GED de votre dossier de formation.

Quelle est la valeur légale d’une signature électronique ?

Si les entreprises sont nombreuses à avoir déjà adopté cette démarche numérique, certaines restent très attachées à la signature papier. Possiblement par méconnaissance et frilosité en termes de sécurité et de confidentialité. Une idée reçue quand on sait qu’une signature manuscrite peut être facilement falsifiée et modifiée contrairement à sa version numérique.

Valeur juridique :

Une signature électronique a le même poids et la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Il vous suffit de vous équiper d’un logiciel de signature électronique sécurisé et conforme au règlement européen eIDAS en vigueur en France pour être aux normes.

L’article 1367 du Code civil, issu de l’ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 définit la signature électronique de la manière suivante : « Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie. »

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Signez tous vos documents du quotidien où que vous soyez :

Recevez, consultez et signez vos documents où que vous soyez, depuis votre ordinateur ou mobile. Une fois que le client est d’accord, la signature s’effectue rapidement.

Soyez plus productif et gagnez un temps considérable :

La partie la plus chronophage est souvent celle qui traite de la création et de la signature manuelle de contrats. Il faut apposer les signatures, scanner les documents, attendre de les recevoir.

La signature électronique va permettre de finaliser le processus de dématérialisation avec un mécanisme qui sera digitalisé de bout en bout, depuis la production des documents jusqu’à leur signature et archivage. Gain de temps, de place, meilleure accessibilité des documents et optimisation des processus administratifs vont permettre aux entreprises d’améliorer encore davantage leur productivité et leur processus de contractualisation.

Faites des économies grâce à l’e-signature :

La signature électronique permet à chaque collaborateur de réduire considérablement le temps passé sur ses tâches. Relances automatiques, réception des documents, stockage électronique … tout un panel d’outils et services qui faciliteront la vie de vos équipes tout en sécurisant vos échanges.

S’équiper d’une solution de signature électronique permet également de réduire l’impact environnemental et les coûts liés à l’impression, à l’envoi, à la numérisation et à la gestion de multiples exemplaires de documents papier.